Regolamento Raduni

Regolamento Raduni

  1. Premessa
    1. Il presente regolamento è vincolante per tutti i Partecipanti ai raduni organizzati dall’associazione Vacanze Aperto per Ferie i quali dichiarano di averne preso visione e di accettare integralmente quanto espresso nel presente regolamento.
    2. Possono aderire ai Raduni proposti dall’Associazione Vacanze Aperto per Ferie, tutti i Soci in regola con la quota associativa. E’ esclusa la partecipazione agli eventi ai partecipanti che non siano regolarmente iscritti nel libro soci associativo.
    3. Nel presente regolamento viene disciplinato il rapporto che esiste tra Organizzatore, Coordinatore/accompagnatore e collaboratori del coordinatore accompagnatore.
  2. Eventi e raduni
    1. L’Associazione Vacanze Aperto per Ferie (d’ora in poi anche denominata Associazione) è un’Associazione senza scopo di lucro di promozione sociale. Nel rispetto dei propri fini statutari Vacanze Aperto per Ferie organizza raduni per i propri soci, sostenendo la propria filosofia dedita e diretta alla famiglia con bimbi al seguito. La programmazione dei raduni potrà essere sviluppata attraverso mete turistiche locali, regionali, nazionali ed internazionali che possano prevedere anche l’utilizzo congiunto anche di più mezzi di trasporto, come camper + nave o altre forme idonee al perseguimento dell’obiettivo sociale per promuovere lo spirito associativo fra tutti i possessori di veicoli ricreazionali.
    2. Per come previsto dallo Statuto Associativo, il singolo socio non può intraprendere organizzazione privata di raduni con l’utilizzo del nome Vacanze Aperto per Ferie, Bimbi Col Camper, Family in camper ed ogni nome che possa ricondurre all’Associazione Vacanze Aperto per Ferie.
    3. Per le attività di organizzazione dei raduni l’Associazione può avvalersi dell’attività di Soci collaboratori e di uno o più Coordinatori/accompagnatori ed eventuali aiutanti. Non è escluso che l’associazione possa avvalersi di agenzie di viaggio e tour operator per le mete di più difficile organizzazione.
    4. L’associazione dichiara fin d’ora di aver stipulato idonea polizza Assicurativa per eventuali sinistri dovuti alla Responsabilità Civile degli organizzatori, coordinatori/accompagnatori ed eventuali collaboratori.
  3. Organizzatore, Coordinatore/Accompagnatore e aiutanti.
    1. L’organizzatore è il soggetto preposto dall’Associazione Vacanze Aperto per Ferie per l’organizzazione tecnica turistica del raduno. Ad esso compete, in funzione delle proprie esperienze la redazione del programma turistico, attraverso la scelta dei servizi più idonei per garantire i fini istituzionali. L’opera prestata dall’organizzatore è completamente gratuita qualora questa venga effettuata da persona socia di Vacanze Aperto per Ferie, come anche i loro eventuali aiutanti volontari che coadiuvano l’Associazione nell’ideazione, organizzazione ed esecuzione del raduno; all’organizzatore spetta la predisposizione del bilancio dell’uscita nonché anche il controllo della regolarità formale degli incassi e pagamenti del raduno, ivi comprese le quote di iscrizione dei partecipanti. Da istruzioni al Coordinatore/Accompagnatore per lo svolgimento del programma;
    2. Il Coordinatore/Accompagnatore è la figura a cui spetta la responsabilità del gruppo fin dall’inizio del raduno e si conclude con il termine del programma proposto. A tale figura compete di dare direttive ed indicazioni, anche attraverso collaboratori per il corretto svolgimento del programma; decidere variazioni di programma per causa di forza maggiore comunicandolo a tutti i partecipanti iscritti; prendere dei provvedimenti disciplinari nei confronti dei partecipanti al raduno, qualora vi siano dei fondati motivi che possano alterare il regolare svolgimento del programma, chiedendone l’allontanamento; permettere ai partecipanti di potersi sganciare dal gruppo per potersi ritrovare nel proseguo del programma in luoghi concordati;
    3. L’attività prestata dall’Organizzatore e dal Coordinatore/Accompagnatore è a titolo gratuito. Non viene in nessun caso erogato compenso per la sua attività svolta che rientra nel volontariato e nello spirito del no profit. All’organizzatore possono essere riconosciute le spese vive sostenute, come telefonate, fax e spese amministrative documentate (stampe, bolli ecc. ecc.), rimborso spese chilometriche per sopralluoghi nelle località oggetto del programma. Al Coordinatore/Accompagnatore non spetta alcun compenso, se non il rimborso delle spese per il servizio prestato di accompagnamento, quindi la gratuità della partecipazione all’evento per se e la famiglia al seguito (qualora fosse presente) ed il rimborso chilometrico.
    4. Con il parere positivo di tutti i Partecipanti, sentito il parere dell’Organizzatore, il Coordinatore/Accompagnatore potrà proporre delle variazioni al programma proposto che possano risultare migliorative rispetto al programma base;
    5. Al Coordinatore competono le funzioni di tenuta della contabilità cassa e di tesoreria in genere del raduno, con obbligo di rendicontare al Consiglio Direttivo al suo rientro.
    6. L’Organizzatore, il Coordinatore/Accompagnatore può essere membro del Consiglio Direttivo in carica, socio ordinario, ma può essere incaricata anche una figura esterna professionale che svolga questi compiti.
  4. Programma dei Raduni
    1. Per ogni singolo raduno l’Associazione, attraverso la figura dell’organizzatore, provvederà alla redazione di un programma. Tale programma verrà notificato e spiegato nei minimi dettagli al Coordinatore/Accompagnatore, fornendo tutti gli strumenti necessari per il corretto svolgimento del programma.
    2. Il programma dovrà riportare: La data di inizio del programma con indicazione specifica del luogo di ritrovo, riportante l’indirizzo o le coordinate GPS;La durata del programma;L’esposizione dell’itinerario, con il luoghi da visitare ed i servizi, comprese le tappe ove il programma sia di tipo “itinerante”;L’esposizione della quota di partecipazione; La specifica dei servizi prestati alla voce “la quota comprende”;La specifica dei servizi esclusi e/o facoltativi alla voce “la quota non comprende”;La comunicazione del Coordinatore/Accompagnatore; Il rinvio al presente regolamento dei raduni.
    3. Nel programma potranno essere inseriti dei dettagli di natura informativa e turistica, come consigli di visita turistica,       nonché proposte di carattere eno-gastronomico che liberamente i soci possono accettare, ritenendo tali attività di carattere facoltativo. I trasferimenti solitamente si svolgono in carovana, ma in ogni caso il singolo partecipante può staccarsi dal gruppo, previo accordo con il Coordinatore/Accompagnatore per ritrovarsi sul posto di destinazione.
    4. Il programma verrà messo alla conoscenza di tutti i soci attraverso l’uso singolo o contestuale delle sotto elencate modalità:

    Pubblicazione del programma sul sito associativo;

    Pubblicazione del programma nei vari social network

     

    Mail con programma allegato ai soci;

5. Modifiche o variazioni al programma

  1. L’Associazione potrà in qualsiasi momento:Sostituire il Coordinatore/Accompagnatore per cause di forza maggiore o per motivi oggettivi;Modificare i tempi di prenotazione, riaprire le iscrizioni, aprire delle liste di attesa.
  2. L’Associazione può modificare il programma prima della partenza per fondati motivi che impediscano la corretta esecuzione di quanto proposto. Tale modifica deve essere comunicata a tutti i soci iscritti che potranno decidere se accettare o meno le variazioni intercorse. Nel caso in cui il socio volesse recedere dal raduno a causa delle modifiche apportate al programma, sarà rimborsato integralmente delle quote versate facendone richiesta scritta al Consiglio Direttivo prima della partenza.
  3. Le variazioni di programma in itinere dovute a causa di forza maggiore e regolarmente comunicate ai partecipanti per una migliore riuscita del programma, non costituiranno causa di rimborso, qualora un partecipante decida di non proseguire più nel raduno;

6.Prenotazione

  1. Per ogni singolo raduno è fatto obbligo a coloro che intendano partecipare alla manifestazione di comunicare all’Associazione la loro adesione.
  2. Il tipo di modalità di iscrizione verrà comunicata prima della pubblicazione del programma e notificata a tutti i soci con date ed orario di apertura delle iscrizioni. La modalità di iscrizione può avvenire attraverso una singola modalità o in modalità congiunta per le casistiche sotto esposte, ma in ogni caso regolamentate prima dell’apertura della iscrizione. Le modalità previste, che di volta in volta devono essere confermate prima dell’apertura delle iscrizioni, sono le seguenti:
    – Iscrizione sul sito associativo in apposita sezione compagni di viaggio del forum con indicazione del numero dei partecipanti;
    – Iscrizione su Facebook alla sezione evento pubblicato riferito al programma proposto. La prenotazione è valida solo se è espressamente scritto il messaggio di volontà di partecipazione indicando il numero di partecipanti. Non è requisito di iscrizione e quindi prenotazione il semplice aggiornamento di stato sulla voce “partecipo” del social network. Le iscrizioni generiche sulla voce partecipo non verranno prese in considerazione.
    – Iscrizione tramite sms su cellulari del Consiglio direttivo;
    – Iscrizione tramite mail su indirizzi associativi;
    – Iscrizione telefonica cellulare, con numero in chiaro dove è possibile risalire al titolare dell’utenza telefonica e la data ed orario di arrivo della telefonata.
  3. L’adesione del Partecipante si intenderà perfezionata con il versamento dell’acconto indicato nel programma e l’invio a mezzo posta elettronica o fax di copia della ricevuta della contabile del pagamento entro 48 ore dall’iscrizione in lista. Fino a che il versamento non verrà effettuato, l’iscrizione in lista si considera temporanea, per divenire effettiva a pagamento effettuato. Se nell’arco di tempo previsto non verrà effettuato il pagamento avverrà l’esclusione automatica dalla lista.

7.Liste di Partecipazione.

  1. All’atto dell’apertura delle iscrizioni verrà stilata la lista di partecipazione provvisoria al raduno. I posti verranno assegnati solo a ricevimento dell’acconto del 20% e verrà stilata la lista definitiva. Chi non effettua il versamento dell’acconto nei termini previsti verrà escluso automaticamente dalla lista provvisoria;
  2. In caso di richiesta superiore alla disponibilità, verranno aperte le liste di attesa. Le persone iscritte in lista di attesa potranno essere inserite in lista provvisoria qualora si possa aumentare la disponibilità di posti o in caso di subentro a partecipanti che annullano la partecipazione. L’inserimento in lista provvisoria verrà comunicato da parte dell’associazione con la contestuale richiesta di versamento dell’acconto o del saldo (qualora si è vicini alla data di inizio del programma) dell’uscita. Il mancato versamento dell’acconto o del saldo richiesto provoca l’esclusione automatica dalla lista provvisoria;
  3. In caso di defezione di Partecipanti già ammessi al raduno, la preferenza per la partecipazione in luogo dei Partecipanti defezionari avverrà utilizzando, prioritariamente alla persona proposta all’equipaggio che rinuncia ed in seconda analisi, quando esistente, dalla lista di attesa secondo l’ordine di iscrizione.

8. Recesso e rimborsi.

  1. Ogni partecipante potrà recedere dal raduno in qualunque momento e dovrà darne comunicazione all’Associazione. Si precisa che:
    – qualora sia possibile, anche sotto il profilo organizzativo, il subentro con altro equipaggio, numericamente analogo, presentato dal recedente o in lista di attesa, il Partecipante rinunciatario avrà diritto all’integrale rimborso di quanto versato con la sola decurtazione di eventuali spese connesse alla variazione del nominativo e dell’attività di subentro; Viene rimborsato fino alla concorrenza massima del 75% dell’acconto versato, trattenendo solo il 25% dell’acconto versato a titolo copertura spese dintro;                                                                 – qualora non sia possibile la sostituzione con altro equipaggio il Partecipante defezionario avrà diritto al rimborso con esclusione della quota di acconto versato che servirà a coprire le eventuali penalità da riconoscere a tutti gli operatori turistici che intervengano nella manifestazione (operatori turistici, vettori, alberghi, camping, ristoranti, e quant’altro) e, pro-quota, delle spese sostenute dall’Associazione per l’organizzazione del raduno;
  2. Viene escluso il rimborso integrale della quota di partecipazione nei seguenti casi:                                                                                                                                                                                                                             – Ai Partecipanti che non si presentino alla partenza del programma;                                                                                          – Ai Partecipanti impossibilitati a partecipare all’atto di inizio del programma per motivi legati al proprio equipaggio (ad esempio: patente scaduta, mancata revisione del mezzo, mancanza di assicurazione, documenti di identità dei membri dell’intero equipaggio ed ogni altra causa che non possa dare inizio al viaggio per cause non imputabili all’Associazione) ;                                                                                                                                                                  – Ai Partecipanti che senza avvertire abbandonano il gruppo;                                                                                                         – Ai Partecipanti ai quali il Coordinatore/Accompagnatore abbia chiesto l’allontanamento dal gruppo;

 

9.Annullamento del raduno.

  1. Il Raduno è subordinato dal raggiungimento del numero minimo dei partecipanti. Il numero minimo di partecipanti viene espresso all’atto della presentazione del programma. Nel caso di mancato raggiungimento del numero minimo previsto l’Associazione potrà annullare l’evento come decidere di effettuare comunque il raduno programmato;
  2. Nel caso di annullamento per mancato raggiungimento del numero minimo dei partecipanti viene resa la quota versata a tutti gli iscritti. Nel caso in cui si decidesse di procedere ugualmente all’esecuzione del programma nonostante che non si sia raggiunto il numero minimo previsto, con il consenso di tutti i partecipanti può essere richiesta una quota aggiuntiva per la copertura dei costi derivanti dal mancato raggiungimento dei numeri minimi, soglia limite per ammortizzare i costi fissi previsti.
  3. Il raduno può essere annullato anche a causa di una sopravvenuta ed improvvisa indisponibilità del Coordinatore/Accompagnatore;
  4. L’annullamento della manifestazione dovrà essere comunicato ai Partecipanti in maniera tempestiva provvedendo ai rimborsi di quanto versato a tutti i partecipanti.

10. Codice del Partecipante.

  1. Ogni partecipante, in qualità di socio dell’Associazione, dovrà tenere un comportamento tale da non ostacolare il regolare svolgimento del raduno per il raggiungimento dei fini sociali. In alcuni casi potrebbe essere richiesto  di coadiuvare il Coordinatore/Accompagnatore per la gestione di alcune attività del programma, sempre previo consenso del Partecipante.
  2. I partecipanti dovranno seguire le direttive espresse dal Coordinatore/Accompagnatore. In particolare dovranno attenersi al rispetto degli orari previsti, ed il rispetto dei luoghi di incontro. E’ ammessa una piccola tolleranza negli orari, però è necessario adottare il buon senso onde evitare di far soffrire un gruppo nel caso di un singolo ritardo. In questi casi, quando il ritardo è prolungato, il Coordinatore/Accompagnatore, può dare seguito al regolare svolgimento del programma, escludendo il partecipante ritardatario;
  3. Ciascun Partecipante è responsabile del comportamento tenuto dal proprio equipaggio, e delle cose ed animali al seguito.
  4. Ciascun partecipante deve essere in regola con i documenti e possederli all’atto del raduno al fine di poter dimostrare l’età dei partecipanti ove richiesto e le autorizzazioni sanitarie compresi gli animali al seguito, al di là delle indicazioni fornite dall’associazione. Deve avere un mezzo idoneo al programma raduno ed il proprio mezzo deve essere in regola con tutte le prescrizioni previste dalla legge in tema di circolazione stradale e sosta.
  5. Nel corso del raduno l’Associazione è completamente esonerata da qualsivoglia responsabilità in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi cagionati direttamente o indirettamente da taluno dei Partecipanti.
  6. I Partecipanti acconsentono di lasciare nelle casse Associative, eventuali avanzi di cassa derivanti dal raduno ed acconsentono alla scelta di utilizzare un tour operator o agenzia di viaggi per eventuali organizzazioni turistiche.

11. Responsabilità.

  1. L’Associazione, il Coordinatore/Accompagnatore sono responsabili per il corretto svolgimento del programma. L’associazione è responsabile per danni dovuti a Responsabilità Civile in caso di colpe attribuibili all’organizzazione e/o al Coordinatore/Accompagnatore.
  2. L’associazione, il Coordinatore/Accompagnatore ed eventuali aiutanti restano esonerati da qualsiasi responsabilità:                                                                                                                                                                                                       – Nel caso di mancata o modificata esecuzione del programma per cause imputabili a terzi, imprevedibili, forza maggiore o al Partecipante, in caso di incidenti, di danni alle persone o alle cose, di furti ed incendi nel corso dello svolgimento del raduno non imputabili all’Associazione o al Coordinatore/Accompagnatore.                            – Per qualsiasi contestazione inerente lo svolgimento del raduno i Partecipanti dovranno sporgere i propri reclami in loco direttamente al fornitore del servizio (campeggi, ristoranti, musei e quant’altro), informando tempestivamente il Coordinatore. Qualora il problema non dovesse risolversi nell’immediato, e ove l’organizzazione del raduno sia stata predisposta da un operatore turistico, il Partecipante dovrà personalmente sporgere reclamo a tale operatore entro dieci giorni lavorativi dal rientro nella località di partenza, mediante l’invio di una raccomandata AR, e ciò ai sensi e per gli effetti della normativa vigente in materia.

12. Privacy.

  1. Ai sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i Partecipanti autorizzano l’Associazione a trattare i dati solo per quanto sia strettamente necessario per l’organizzazione del raduno.

13. Utilizzo immagini.

  1. I Partecipanti autorizzano l’Associazione ad utilizzare le immagini fotografiche e/o video, proprie o riprese da terzi, realizzate nel corso del raduno, contenenti o meno la propria immagine e quella dei membri dell’intero equipaggio compresi i minori, per uso di pubblicazione, affissione e/o editoriale su tutti i media istituzionali ed i mezzi pubblicitari in genere, senza limiti di luogo e di tempo. Ne vietano altresì l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed il decoro come previsto dalle leggi vigenti.